Inwentaryzacja. Prosto i bez stresu

Inwentaryzacja to zbiór działań służących sporządzeniu spisu majątku na określony dzień. Polega na ustaleniu stanu faktycznego oraz wyjaśnieniu rozbieżności między stanem rzeczywistym a ewidencją księgową.

Dlaczego to ważne

Bez rzetelnej inwentaryzacji nie można sporządzić wiarygodnego sprawozdania finansowego, czy też deklaracji dotyczącej podatku dochodowego. Nieprawidłowości narażają jednostkę na konsekwencje prawne. Ostateczna odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji spoczywa na kierowniku jednostki w przypadku spółek lub właścicielu w przypadku JDG. 

Spis z natury

Metoda polegająca na liczeniu i mierzeniu składników majątku; stosowana przede wszystkim do zapasów, materiałów, towarów oraz niektórych środków trwałych.   Celem jest ustalenie rzeczywistej ilości i wartości oraz wykrycie nadwyżek i niedoborów.

Potwierdzenie sald i weryfikacja dokumentów

Potwierdzenie sald dotyczy m.in. rachunków bankowych oraz należności. Weryfikacja dokumentów służy potwierdzeniu wartości składników trudnych do zinwentaryzowania innymi metodami.

Ramowy harmonogram

W przypadku prowadzenia ksiąg handlowych inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego. Prace można rozpocząć najwcześniej trzy miesiące przed jego końcem, a zakończyć do 15. dnia następnego roku. Niektóre składniki, jak środki pieniężne czy produkcja w toku, wymagają inwentaryzacji bezpośrednio na dzień bilansowy.

Odpowiedzialność i komisje

Kierownik jednostki lub właściciel odpowiada za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji. Komisja inwentaryzacyjna prowadzi spis i sporządza protokoły; kierownik może powierzyć nadzór merytoryczny, lecz nie zwalnia go to z odpowiedzialności.

Rodzaje różnic

Praktyka gospodarcza pokazuje, że występowanie niedoborów, nadwyżek i szkód należy wpisać w ryzyko prowadzenia działalności. Niedobory dzieli się na pozorne (uzasadnione) i nieusprawiedliwione (nieuzasadnione), co wpływa na sposób ich rozliczenia i ujęcia w księgach rachunkowych. Wszystkie różnice należy stosownie wyjaśnić z osobą materialnie odpowiedzialną i ująć w księgach roku, którego różnice te dotyczą.

Jak postępować

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji księgowy wprowadza dane do zestawienia różnic ilościowych (dotyczą stwierdzonych nadwyżek i niedoborów) oraz do zestawienia różnic jakościowych (w przypadku stwierdzenia podczas spisu szkód). Zestawienia przedstawia się powołanej komisji inwentaryzacyjnej. Komisja analizuje przyczyny i rekomenduje kierownikowi sposób rozliczenia. Wszystkie te czynności oraz decyzje muszą zostać ujęte w protokole inwentaryzacyjnym.

Obowiązek sporządzenia remanentu – kogo dotyczy i kiedy?

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i rozliczający się według zasad ogólnych lub podatku liniowego zobowiązani są do sporządzenia remanentu (spisu z natury) na koniec roku podatkowego, tj. 31 grudnia. Obowiązek ten, wynikający z § 24 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie dotyczy podatników rozliczających się w formie ryczałtu ewidencjonowanego lub karty podatkowej.

Zakres i zasady wyceny składników majątku

Remanent obejmuje wszystkie składniki majątkowe pozostające w firmie: towary handlowe, materiały (surowce podstawowe i pomocnicze), półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe oraz odpady użytkowe. Wyceny należy dokonać najpóźniej w ciągu 14 dni według cen zakupu lub cen rynkowych (jeśli są niższe), natomiast produkcję w toku wycenia się według kosztu wytworzenia, nie wyższego od cen sprzedaży netto. Wartość remanentu końcowego ujmuje się jako ostatni wpis w KPiR w kolumnie 15, a następnie przenosi jako remanent początkowy na kolejny rok.

Wpływ na opodatkowanie i konsekwencje prawne

Różnica remanentowa – czyli różnica między wartością remanentu początkowego a końcowego – bezpośrednio wpływa na podstawę opodatkowania: wyższy remanent końcowy zwiększa dochód (odejmuje się go od kosztów), niższy natomiast pomniejsza dochód do opodatkowania. Różnice remanentowe wpływają również na podstawę składki zdrowotnej. Nawet gdy przedsiębiorca nie posiada żadnych towarów ani materiałów, musi sporządzić remanent zerowy z wartością 0,00 zł. Brak sporządzenia lub nieprawidłowe przeprowadzenie remanentu może skutkować mandatem karnym w wysokości od 175 do 3500 złotych.

Zarządzenie kierownika jednostki

Jest to kluczowy dokument, który określa datę rozpoczęcia inwentaryzacji, sposób inwentaryzacji danych składników majątku oraz komisję inwentaryzacyjną.

Co powinna zawierać instrukcja

Instrukcja powinna określać zakres inwentaryzacji, stosowane metody, odpowiedzialność, wzory dokumentów oraz zasady wyceny i postępowania z różnicami. Ujęcie tych elementów w polityce rachunkowości ułatwia powtarzalne i zgodne z przepisami przeprowadzanie spisów.

Arkusze spisowe

Arkusz spisu z natury powinien zawierać: nazwę jednostki, datę, skład komisji, kolejność pozycji, ilość, cenę i wartość oraz podpisy osób odpowiedzialnych. Dokładna dokumentacja ułatwia kontrolę i audyt.

Powierzając inwentaryzację specjalistom, zyskujesz pewność prawidłowego przeprowadzenia procesu, kompletnej dokumentacji i poprawnego rozliczenia różnic. Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym, aby ustalić zakres wsparcia i zaplanować inwentaryzację tak, by zamknięcie roku przebiegło sprawnie i bez problemów.